PDF24 vs FixMyInvoice: E-Rechnung-Vergleich

6. Mai 2026

Wer „E-Rechnung kostenlos" googelt, landet zuerst bei PDF24. Das Tool ist solide, weit verbreitet und — wie der Name sagt — gratis. Aber deckt es wirklich alle Anwendungsfälle ab? Hier eine ehrliche Einordnung im Vergleich zu FixMyInvoice.

Was PDF24 e-Rechnung kann

PDF24 ist ein etabliertes Tool der Berliner Geek Software GmbH und bietet seit 2024 ein kostenloses Modul zur Erstellung von E-Rechnungen im ZUGFeRD- und XRechnung-Format. Konkret können Sie:

Eine neue Rechnung über ein Web-Formular eingeben
ZUGFeRD oder XRechnung als Output wählen
Das Ergebnis kostenlos herunterladen
Optional offline arbeiten (Desktop-Version verfügbar)

Für Solo-Selbstständige, die ohnehin gerade dabei sind eine neue Rechnung zu schreiben und keine Buchhaltungssoftware nutzen, ist das ein brauchbarer Einstieg.

Wo PDF24 an Grenzen stößt

Der entscheidende Punkt: PDF24 erstellt E-Rechnungen aus einem leeren Formular. Wenn Sie bereits eine bestehende Rechnung als PDF oder Word-Datei haben — der Normalfall in der Praxis — müssen Sie alle Daten neu eingeben. Bei einer Position pro Minute ist eine 20-Positionen-Rechnung schnell ein 30-Minuten-Job.

Außerdem fehlen einige praktische Funktionen:

Keine automatische Datenextraktion aus bestehenden PDF- oder DOCX-Rechnungen
Keine integrierte KoSIT-Validierung nach EN 16931 — ob die erzeugte Datei wirklich konform ist, müssen Sie separat prüfen
Keine Vorab-Prüfung von Empfangsrechnungen — Sie können nicht einfach eine fremde XRechnung hochladen und ansehen
Begrenzte Formatabdeckung bei XRechnung-Pflichtfeldern wie Leitweg-ID oder Steuerausnahmen für Kleinunternehmer

Was FixMyInvoice anders macht

FixMyInvoice setzt auf einem anderen Workflow auf: Sie laden Ihre bestehende Rechnung hoch (PDF, DOCX, DOC), und das System extrahiert alle Felder automatisch über einen EU-gehosteten LLM. Sie prüfen die Daten, korrigieren wo nötig, und erhalten eine fertige E-Rechnung.

Automatische Erkennung aller Rechnungsfelder (Verkäufer, Käufer, Positionen, Beträge, IBAN, USt-IdNr) aus der hochgeladenen Datei
Integrierte KoSIT-Validierung direkt nach der Erstellung — derselbe Validator, den auch Behörden nutzen
Kostenloser Validator auf /validator für eingehende E-Rechnungen, ohne Anmeldung
Vollständige XRechnung-3.0-Unterstützung inklusive Leitweg-ID, BR-DE-Regeln und §19-UStG-Sonderfällen

Wann PDF24 reicht

Sie schreiben gerade eine neue Rechnung von null
Es geht um eine einzelne, einfache Rechnung pro Quartal
Sie wollen offline arbeiten und Datenschutz hat höchste Priorität
Sie brauchen kein Validierungs- oder Konvertierungs-Werkzeug

Wann FixMyInvoice die bessere Wahl ist

Sie haben bereits ein Rechnungstool (Word-Vorlage, alte Software, Excel) und wollen es weiternutzen — nur die Konvertierung in E-Rechnung soll automatisch passieren
Sie schreiben mehr als 2–3 Rechnungen pro Monat und wollen nicht jedes Mal alles abtippen
Sie wollen sicher sein, dass die erzeugte E-Rechnung EN 16931- und XRechnung-3.0-konform ist (KoSIT-validiert)
Sie empfangen E-Rechnungen von Lieferanten und müssen diese ansehen oder prüfen

Preisvergleich

Beide Tools sind in der Grundausstattung kostenlos. PDF24 ist dauerhaft gratis ohne Limit. FixMyInvoice bietet 2 kostenlose Konvertierungen, danach ab 0,50 EUR pro Konvertierung oder 9,90 EUR monatlich für unbegrenzte Nutzung. Der Validator (Datei prüfen, ohne Konvertierung) ist auf FixMyInvoice komplett kostenlos und ohne Anmeldung nutzbar.

Fazit

PDF24 und FixMyInvoice lösen unterschiedliche Probleme. PDF24 ist gut, wenn Sie eine neue Rechnung in ein leeres Formular eingeben wollen. FixMyInvoice ist gemacht für alle, die bestehende Rechnungen automatisch in E-Rechnungen umwandeln, die Konformität prüfen oder eingehende E-Rechnungen ansehen wollen. Welches Tool für Sie richtig ist, hängt davon ab, wo Sie heute starten.