E-Rechnung für Kleinunternehmer & Kleinbetragsrechnungen 2025

Wenn Sie Kleinunternehmer nach §19 UStG sind oder regelmäßig Rechnungen unter 250 Euro brutto stellen, fragen Sie sich vermutlich: Gilt die E-Rechnungspflicht ab 2025 auch für mich? Die kurze Antwort: teilweise ja, teilweise nein. Der Unterschied entscheidet darüber, ob Sie weiterhin PDFs versenden dürfen oder nicht.

Kleinunternehmer und E-Rechnung: Was 2025 wirklich gilt

Kleinunternehmer sind Unternehmer, die im vorangegangenen Kalenderjahr unter 25.000 Euro Umsatz hatten und im laufenden Jahr voraussichtlich unter 100.000 Euro bleiben (Stand der Anhebung 2025). Sie weisen in ihren Rechnungen keine Umsatzsteuer aus und können dafür auch keine Vorsteuer geltend machen.

Die E-Rechnungspflicht trifft Kleinunternehmer in zwei Stufen unterschiedlich:

• Empfangspflicht seit 1. Januar 2025: Auch Kleinunternehmer müssen E-Rechnungen im Format EN 16931 (XRechnung oder ZUGFeRD) empfangen und lesen können. Ein einfacher Viewer wie unser kostenloser E-Rechnung-Validator reicht aus.
• Ausstellungspflicht: ausgenommen. Mit dem Jahressteuergesetz 2024 wurde §34a UStDV ergänzt — Kleinunternehmer dürfen ihre Rechnungen weiterhin als PDF, Papierrechnung oder in anderen lesbaren Formaten ausstellen. Eine E-Rechnung ist freiwillig möglich, aber nicht verpflichtend.

Kleinbetragsrechnungen 2025: Die 250-Euro-Regel

Kleinbetragsrechnungen sind Rechnungen, deren Bruttogesamtbetrag 250 Euro nicht überschreitet (§33 UStDV). Für sie gelten reduzierte Pflichtangaben — und auch die E-Rechnungspflicht greift hier nicht. Eine Kleinbetragsrechnung darf also weiterhin als einfache PDF, als Kassenbon oder auf Papier ausgestellt werden, selbst zwischen B2B-Partnern und unabhängig vom Umsatz des Ausstellers.

Wichtig: Die 250-Euro-Grenze gilt brutto, also inklusive Umsatzsteuer. Eine Rechnung über 230 Euro netto (273,70 Euro brutto bei 19 % MwSt) ist also keine Kleinbetragsrechnung mehr — und unterliegt der vollen Rechnungs- und perspektivisch der E-Rechnungspflicht.

Pflichtangaben für Kleinbetragsrechnungen

Auch bei Kleinbetragsrechnungen müssen einige Mindestangaben enthalten sein, damit der Empfänger die Vorsteuer geltend machen kann. Nach §33 UStDV sind das:

• Vollständigen Namen und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers
• Ausstellungsdatum der Rechnung
• Menge und Art der gelieferten Gegenstände bzw. Umfang und Art der sonstigen Leistung
• Bruttogesamtbetrag (Entgelt und entfallenden Steuerbetrag in einer Summe)
• Anzuwendenden Steuersatz (z. B. 19 % oder 7 %)
• Bei Steuerbefreiung: ein entsprechender Hinweis

Nicht erforderlich sind im Vergleich zur normalen Rechnung: separate Ausweisung des Steuerbetrags, Steuernummer/USt-IdNr und der Name des Leistungsempfängers.

Pflichtangaben für reguläre Rechnungen (über 250 Euro)

Sobald Sie über der 250-Euro-Brutto-Grenze liegen, gelten die vollständigen Anforderungen aus §14 Abs. 4 UStG. Eine Rechnung muss dann diese Angaben enthalten:

• Vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers
• Steuernummer oder USt-IdNr des Ausstellers
• Ausstellungsdatum
• Fortlaufende Rechnungsnummer (einmalig vergeben)
• Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung
• Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung
• Nach Steuersätzen aufgeschlüsseltes Entgelt, einzeln pro anzuwendenden Steuersatz
• Den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag (oder bei Steuerbefreiung einen entsprechenden Hinweis, z. B. „§19 UStG Kleinunternehmer" oder „innergemeinschaftliche Lieferung")

Diese Angaben müssen im Fall einer E-Rechnung als strukturierte XML-Daten vorliegen, nicht nur als sichtbarer Text. Genau das prüft der KoSIT-Validator nach EN 16931.

Spezialfall: Innergemeinschaftliche Lieferungen

Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen oder sonstigen Leistungen an B2B-Kunden in anderen EU-Staaten gelten zusätzliche Pflichten: USt-IdNr des Empfängers, Hinweis auf Reverse-Charge-Verfahren und ein expliziter Hinweis auf die Steuerbefreiung. Die E-Rechnung muss diese Angaben ebenfalls strukturiert abbilden.

Was sollten Kleinunternehmer 2025 tun?

1. Empfangskanal einrichten. Stellen Sie sicher, dass Sie eingehende E-Rechnungen lesen können. Der kostenlose Validator reicht für gelegentliche Empfänge — Sie laden die Datei hoch und sehen sofort alle Angaben.
2. Eigene Rechnungen freiwillig umstellen? Pflicht ist es nicht — aber wenn Ihre Geschäftspartner zunehmend nur noch E-Rechnungen verarbeiten möchten, ist die freiwillige Umstellung sinnvoll. Mit FixMyInvoice konvertieren Sie Ihre bestehende PDF-Rechnung in unter einer Minute.
3. Kleinbetragsregel im Kopf behalten. Bei Rechnungen über 250 Euro brutto greifen die vollen Pflichtangaben, auch ohne Umsatzsteuer-Ausweisung.

Fazit

Kleinunternehmer und Kleinbetragsrechnungen 2025 sind keine Komplettausnahme von der E-Rechnungswelt. Sie dürfen weiterhin PDFs versenden, müssen aber E-Rechnungen empfangen können. Wer es früh umstellt, ist auf Kundenanforderungen besser vorbereitet. Wer es aufschiebt, verliert nichts — riskiert aber, später unter Druck umstellen zu müssen.