E-Rechnungspflicht ab 2025: Was Sie jetzt wissen müssen

Mit dem Wachstumschancengesetz (verabschiedet am 27. März 2024) hat Deutschland die E-Rechnungspflicht für den B2B-Bereich eingeführt. Sie tritt nicht auf einen Schlag in Kraft, sondern in mehreren Stufen zwischen 2025 und 2028. Wer unvorbereitet ist, riskiert ab 2027 Probleme beim Vorsteuerabzug und bei der Geschäftsabwicklung mit größeren Partnern.

Was genau ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist nicht einfach eine PDF per E-Mail. Der Gesetzgeber definiert sie eng: Eine in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellte Rechnung, die in elektronischer Form ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Das strukturierte Format muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen — also einer Rechnung im Sinne der EU-Richtlinie 2014/55/EU zur elektronischen Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen.

In Deutschland sind zwei Formate gleichwertig zulässig — beide basieren auf einem XML-Format und beide sind EN-16931-konform:

• Standard XRechnung: Reines XML in der CIUS-Variante des KoSIT (aktuell Version 3.0). Vor allem im B2G-Bereich eingesetzt — von öffentlichen Auftraggebern des Bundes sowie der Länder und Kommunen vorgeschrieben. Nicht direkt menschenlesbar — braucht einen Viewer.
• ZUGFeRD 2.x / Factur-X: Hybridformat — eine PDF/A-3-Datei mit eingebettetem XML. Mensch sieht die PDF, Maschine liest das XML. Ideal für B2B, weil der Empfänger keine spezielle Software braucht. Empfohlene Profile: EN 16931 und EXTENDED.

Als „sonstige Rechnungen" bezeichnet das Gesetz alle anderen Formate — also klassische PDFs, Word-Dokumente, Papier oder eingescannte Belege. Sie sind keine elektronischen Rechnungen im Sinne des Gesetzes, auch nicht als E-Mail-Anhang. Während der Übergangsfrist 2025/2026 sind sonstige Rechnungen weiterhin zulässig, jedoch nur mit Zustimmung des Rechnungsempfängers. Mehr dazu im Artikel zu PDF-Rechnungen.

Die Fristen im Detail

Der Gesetzgeber unterscheidet zwischen Empfangspflicht (Sie müssen E-Rechnungen lesen können) und Ausstellungspflicht (Sie müssen E-Rechnungen versenden):

• Ab 01.01.2025 — Empfangspflicht für alle: Jedes Unternehmen mit Sitz in Deutschland muss in der Lage sein, E-Rechnungen im EN-16931-Format zu empfangen und zu verarbeiten. Auch Kleinunternehmer und Vereine sind betroffen. Eine Mitwirkung des Empfängers ist nicht mehr erforderlich — der Versender darf ohne Rücksprache E-Rechnungen schicken.
• 2025 + 2026 — Übergangsregelung beim Versand: In dieser Phase dürfen Sie weiterhin PDF- oder Papierrechnungen versenden, sofern der Empfänger zustimmt. EDI-Rechnungen (z. B. EDIFACT) bleiben weiterhin erlaubt.
• Ab 01.01.2027 — Ausstellungspflicht für größere Unternehmen: Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von über 800.000 Euro sind dann verpflichtet, jede B2B-Rechnung als E-Rechnung auszustellen. Die Übergangsregelung, die noch eine sonstige Rechnung auszustellen erlaubte, entfällt für diese Gruppe vollständig.
• Ab 01.01.2028 — Ausstellungspflicht für alle: Restliche B2B-Unternehmen (unter 800.000 Euro Umsatz) sind nun ebenfalls zur Ausstellung verpflichtet. Mehr zur 2028-Frist.

Wer ist betroffen — und wer nicht?

Die Pflicht gilt für B2B-Geschäftsvorgänge zwischen inländischen Unternehmern. Konkret bedeutet das:

• Betroffen: Unternehmer im Sinne von §2 UStG — also alle, die selbständig eine gewerbliche oder berufliche Tätigkeit ausüben. Inkl. Freiberufler, Handwerker, Onlinehändler, Vermieter mit Optierung, Kleinunternehmer (nur Empfang).
• Nicht betroffen: B2C-Geschäfte (Privatkunden), Rechnungen ins Ausland (auch innergemeinschaftliche Lieferungen sind formal nicht von dieser Pflicht erfasst, aber andere EU-Staaten ziehen nach), reine Privatpersonen.

Ausnahmen von der Pflicht

Auch innerhalb des B2B-Bereichs gibt es Ausnahmen, bei denen weiter PDFs oder Papier ausreichen:

• Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto (§33 UStDV). Klassisch: Tank-, Bewirtungs-, Bürobedarf-Belege. Mehr dazu im Kleinbetragsrechnungs-Artikel.
• Fahrausweise nach §34 UStDV (Bahn, Bus, Flug, Taxi).
• Steuerfreie Leistungen nach §4 Nr. 8–29 UStG (z. B. ärztliche Leistungen, Vermietung, Versicherungsleistungen).
• Kleinunternehmer (§19 UStG): seit dem Jahressteuergesetz 2024 von der Ausstellungspflicht befreit (§34a UStDV). Empfangspflicht gilt aber auch für sie.

Was passiert, wenn Sie nichts tun?

Die Konsequenzen sind real, aber gestaffelt:

• Vorsteuerabzug: Eine PDF-Rechnung von einem ausstellungspflichtigen Lieferanten ab 2027 berechtigt Sie als Empfänger nicht zum Vorsteuerabzug. Das kostet bares Geld.
• Bußgelder: Theoretisch bis 5.000 Euro nach §26a UStG, wenn Rechnungen formal mangelhaft ausgestellt werden. In der Praxis bisher selten verhängt, aber das Bundesministerium der Finanzen (BMF) kann nachschärfen — das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 stellt klar, dass ab 2027 reine PDFs den Anforderungen nicht mehr genügen.
• Geschäftsbeziehungen: Größere Kunden (Konzerne, öffentliche Auftraggeber) verarbeiten zunehmend nur noch E-Rechnungen automatisiert. Wer PDFs schickt, verzögert die Bezahlung oder verliert den Auftrag ganz.
• GoBD-Konformität: Die GoBD verlangt unveränderbare Aufbewahrung im Originalformat. Wer eine empfangene E-Rechnung als PDF ausdruckt und nur diese aufbewahrt, erfüllt die GoBD nicht.

Was Sie jetzt konkret tun sollten

1. Empfangsfähigkeit sicherstellen. Eine E-Mail-Adresse, an die Lieferanten E-Rechnungen senden können — plus ein Tool zum Anzeigen. Unser kostenloser Validator macht das im Browser.
2. Bisherige Rechnungsvorlage prüfen. Welche Pflichtfelder fehlen? Häufig: vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers, USt-IdNr (statt nur Steuernummer), Leitweg-ID bei Behördenrechnungen.
3. Konvertierungsweg festlegen. Volle Buchhaltungssoftware (DATEV, Lexware, sevDesk) oder schlanker Konverter? Vergleiche im DATEV-Artikel und sevDesk-Artikel.
4. Erste Test-E-Rechnungen erstellen. Mit FixMyInvoice konvertieren Sie Ihre bestehende PDF-Rechnung kostenlos in ZUGFeRD oder XRechnung. Validierung inklusive — Sie sehen sofort, ob alle Pflichtfelder enthalten sind.

Häufige Fragen

Reicht es, wenn ich PDFs als „E-Rechnung" bezeichne? Nein. Eine PDF ohne strukturiertes XML ist keine E-Rechnung im rechtlichen Sinne — egal wie Sie sie nennen.

Brauche ich neue Software? Nicht zwingend. Wenn Sie weiterhin in Word oder Excel Rechnungen erstellen, können Sie diese mit einem Konverter wie FixMyInvoice in das richtige Format überführen.

Was, wenn ich nur ins Ausland verkaufe? Die deutsche Pflicht greift dann nicht. Aber Frankreich, Italien, Polen und weitere EU-Staaten haben eigene E-Rechnungs-Regimes — meist ähnlich, aber nicht identisch.

Wie prüfe ich, ob meine E-Rechnung korrekt ist? Mit dem offiziellen KoSIT-Validator oder unserem Online-Validator — beide prüfen gegen die gleichen Schematron-Regeln, die auch Behörden anwenden.

Fazit

Die E-Rechnungspflicht 2025 ist keine plötzliche Umstellung, sondern ein dreijähriger Übergang mit klaren Stichtagen. Die wichtigste Sofortmaßnahme: Empfangskanal einrichten. Die zweitwichtigste: rechtzeitig vor 2027 (für größere Unternehmen) bzw. 2028 (für alle) die Ausstellung umstellen. Wer jetzt anfängt zu testen, hat zwei Jahre Puffer für Anpassungen — wer wartet, hat im Dezember 2027 Stress.