Warum eine PDF-Rechnung keine E-Rechnung ist

Ein häufiges Missverständnis: Viele Unternehmer glauben, dass eine Rechnung als PDF-Datei per E-Mail bereits eine E-Rechnung ist. Das ist leider nicht der Fall.

Der Unterschied

Eine E-Rechnung muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. Das bedeutet: Die Rechnungsdaten müssen in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format vorliegen. Eine normale PDF-Datei enthält nur ein Bild der Rechnung, das für Computer nicht verarbeitbar ist.

Was eine E-Rechnung ausmacht

• Strukturierte Daten: Alle Rechnungsfelder (Absender, Empfänger, Positionen, Steuern) sind als XML-Daten codiert
• Maschinenlesbar: Software kann die Daten automatisch verarbeiten, ohne OCR oder manuelle Eingabe
• Normkonform: Das Format entspricht EN 16931 (XRechnung oder ZUGFeRD)
• Validierbar: Die Rechnung kann automatisch auf Vollständigkeit und Korrektheit geprüft werden

Welche Formate gelten als E-Rechnung?

• ZUGFeRD 2.x: Eine PDF-Datei mit eingebettetem XML. Der Empfänger sieht eine normale PDF, die Maschine liest das XML.
• XRechnung: Reines XML ohne PDF. Wird vor allem für Rechnungen an Behörden verwendet.

Was nicht als E-Rechnung gilt

• Normale PDF-Dateien
• Word-Dokumente
• Gescannte Rechnungen
• Rechnungen als Bild (JPG, PNG)
• ZUGFeRD 1.0 (veraltet, nicht EN 16931-konform)

Mit FixMyInvoice können Sie Ihre bestehenden PDF- und Word-Rechnungen in wenigen Sekunden in eine echte E-Rechnung konvertieren.