PDF zu E-Rechnung konvertieren: Anleitung

17. April 2026

Sie versenden Ihre Rechnungen als PDF und müssen diese in eine E-Rechnung konvertieren? Ab 2028 ist das für alle Unternehmen in Deutschland Pflicht. Die gute Nachricht: Sie müssen Ihre Rechnungserstellung nicht umstellen. Mit FixMyInvoice können Sie Ihre bestehenden PDF-Rechnungen automatisch in E-Rechnungen umwandeln.

Warum reicht eine PDF-Rechnung nicht mehr?

Eine PDF-Datei ist ein Bild Ihrer Rechnung. Computer können die Daten daraus nicht automatisch lesen und verarbeiten. Eine E-Rechnung hingegen enthält alle Rechnungsdaten in einem strukturierten XML-Format, das Buchhaltungssysteme direkt importieren können. Das spart Zeit, reduziert Fehler und ist ab 2028 gesetzlich vorgeschrieben.

PDF zu E-Rechnung: So funktioniert die Konvertierung

PDF hochladen: Laden Sie Ihre fertige PDF-Rechnung bei FixMyInvoice hoch
Automatische Erkennung: Unsere KI erkennt alle Rechnungsdaten: Absender, Empfänger, Positionen, Beträge, Steuern
Daten prüfen: Kontrollieren Sie die erkannten Daten und ergänzen Sie fehlende Pflichtfelder
E-Rechnung herunterladen: Laden Sie die fertige E-Rechnung als ZUGFeRD-PDF oder XRechnung-XML herunter

Welches Format: ZUGFeRD oder XRechnung?

Für die meisten Unternehmen ist ZUGFeRD die beste Wahl: Ihre Rechnung bleibt als lesbare PDF erhalten, die maschinenlesbaren Daten werden unsichtbar eingebettet. Der Empfänger kann die Rechnung wie gewohnt öffnen.

XRechnung brauchen Sie nur, wenn Sie an Behörden oder öffentliche Auftraggeber liefern. Dieses Format ist reines XML und benötigt einen speziellen Viewer.

Was passiert mit meiner Original-PDF?

Ihre Original-PDF bleibt unverändert. FixMyInvoice erstellt eine neue Datei: entweder eine ZUGFeRD-PDF (Ihre Rechnung plus eingebettetes XML) oder eine separate XRechnung-XML-Datei. Sie können beide herunterladen.

Validierung inklusive

Jede konvertierte E-Rechnung wird automatisch vom KoSIT-Validator geprüft, dem offiziellen Prüftool der deutschen Verwaltung. Nur wenn die Prüfung bestanden ist, können Sie die E-Rechnung herunterladen. So ist garantiert, dass Ihre E-Rechnung den Anforderungen entspricht.

Kosten

Die ersten 2 Konvertierungen sind kostenlos. Danach ab 0,50 EUR pro Konvertierung oder 9,90 EUR/Monat für unbegrenzte Nutzung. Keine Vertragsbindung, keine Installation, keine neue Software.