E-Rechnung online erstellen: Kostenlose Anleitung 2026

Sie möchten eine E-Rechnung online erstellen, ohne teure Software zu kaufen oder Ihr Rechnungsprogramm umzustellen? Mit FixMyInvoice geht das in wenigen Minuten: PDF- oder Word-Rechnung hochladen, Daten prüfen, fertige E-Rechnung herunterladen.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format. In Deutschland sind zwei Formate zulässig: ZUGFeRD (PDF mit eingebettetem XML) und XRechnung (reines XML). Beide entsprechen der europäischen Norm EN 16931.

Wichtig: Eine normale PDF-Datei per E-Mail ist keine E-Rechnung. Erst wenn die Rechnungsdaten maschinenlesbar eingebettet sind, handelt es sich um eine echte E-Rechnung.

E-Rechnung online erstellen: Schritt für Schritt

Schritt 1: Rechnung vorbereiten

Erstellen Sie Ihre Rechnung wie gewohnt in Word, Excel oder Ihrem Rechnungsprogramm. Speichern Sie sie als PDF. Achten Sie darauf, dass alle Pflichtangaben nach §14 UStG enthalten sind: Rechnungsnummer, Datum, Absender, Empfänger, Steuernummer und die einzelnen Positionen mit Preisen und Mehrwertsteuer.

Schritt 2: PDF bei FixMyInvoice hochladen

Gehen Sie auf app.fixmyinvoice.de und laden Sie Ihre PDF-Rechnung hoch. Unser System erkennt automatisch alle Rechnungsdaten: Absender, Empfänger, Positionen, Beträge und Steuerinformationen.

Schritt 3: Daten prüfen und ergänzen

Auf der Prüfseite sehen Sie alle erkannten Daten übersichtlich dargestellt. Fehlende Pflichtfelder werden rot markiert. Sie können alle Felder direkt bearbeiten und ergänzen. Das System prüft in Echtzeit, ob alle Pflichtangaben vorhanden sind.

Schritt 4: E-Rechnung herunterladen

Nach der Prüfung wird Ihre E-Rechnung automatisch erstellt und vom offiziellen KoSIT-Validator geprüft. Sie können die fertige E-Rechnung in drei Formaten herunterladen: als ZUGFeRD-PDF (für Geschäftskunden), als XRechnung-XML (für Behörden) oder als korrigierte PDF (für Ihre Unterlagen).

Welches Format soll ich wählen?

• ZUGFeRD: Ideal für B2B. Der Empfänger sieht eine normale PDF, die Daten sind eingebettet.
• XRechnung: Pflicht für Rechnungen an Behörden. Reines XML, benötigt einen Viewer.

Was kostet es?

FixMyInvoice bietet 2 kostenlose Konvertierungen zum Testen. Danach gibt es flexible Credit-Pakete ab 0,50 EUR pro Konvertierung oder einen Unlimited-Plan für 9,90 EUR pro Monat mit unbegrenzten Konvertierungen.

Ist das rechtlich sicher?

Ja. Jede mit FixMyInvoice erstellte E-Rechnung wird automatisch vom KoSIT-Validator geprüft, dem offiziellen Prüftool der deutschen Verwaltung. Die Verarbeitung erfolgt DSGVO-konform innerhalb der EU.