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Was ist XRechnung? Format, Aufbau & Unterschied zu ZUGFeRD

7. Mai 2026

Wer in Deutschland mit Behörden zusammenarbeitet oder die E-Rechnungspflicht erfüllen muss, stößt früher oder später auf den Begriff XRechnung. Aber was ist XRechnung eigentlich genau, wie ist das Format aufgebaut, und worin unterscheidet es sich von ZUGFeRD? Hier ist die kompakte Erklärung mit allem, was Sie wissen müssen.

Was ist XRechnung?

XRechnung ist ein deutscher Standard für elektronische Rechnungen, der von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) im Auftrag des IT-Planungsrats entwickelt wurde. Der Standard basiert auf der europäischen Norm EN 16931, ergänzt sie aber um deutsche Spezifika — daher die offizielle Bezeichnung „CIUS" (Core Invoice Usage Specification): eine national präzisierte Variante des EU-Standards.

Im Kern ist XRechnung eine reine XML-Datei in einer festgelegten Struktur. Sie enthält alle Rechnungsdaten in maschinenlesbarer Form — vom Rechnungsdatum über Verkäufer- und Käuferdaten bis zu allen Positionen mit Mengen, Preisen und Steuersätzen. Anders als eine PDF-Rechnung ist XRechnung nicht direkt menschenlesbar: Wer den Inhalt sehen will, braucht einen Viewer wie unseren kostenlosen Validator.

Geschichte und Hintergrund

XRechnung wurde 2017 eingeführt und seitdem mehrfach aktualisiert. Auslöser war die EU-Richtlinie 2014/55/EU zur elektronischen Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen, die jeden EU-Staat verpflichtete, einen nationalen E-Rechnungsstandard zu definieren. Deutschland entschied sich dafür, die EU-Norm EN 16931 als Basis zu nehmen und einen eigenen CIUS dazu zu definieren — das ist XRechnung.

Aktuelle Version 2026: XRechnung 3.0 (verabschiedet August 2023, verbindlich seit Februar 2024). Die Vorgängerversionen (2.0, 2.1, 2.2, 2.3) sind noch tolerant kompatibel, aber für Neuimplementierungen sollte man direkt auf 3.0 setzen.

Wann brauche ich XRechnung?

XRechnung ist verpflichtend für Rechnungen an:

  • Bundesbehörden seit 27. November 2020 (E-Rechnungs-Verordnung des Bundes)
  • Behörden der Länder und Kommunen nach jeweiligen Landesgesetzen — Stand 2026 in fast allen Bundesländern verpflichtend
  • Über die Zentralen Rechnungseingangsplattformen (ZRE Bund, OZG-RE Länder)

Im B2B-Bereich ist XRechnung nicht Pflicht — Sie können stattdessen ZUGFeRD verwenden, das ebenfalls EN-16931-konform ist. Mehr zu den Unterschieden im ZUGFeRD vs. XRechnung-Vergleich.

Aufbau einer XRechnung

Eine XRechnung-Datei ist XML in einer von zwei zulässigen Syntaxen:

  • UN/CEFACT CII (Cross Industry Invoice) — häufiger im B2B-Umfeld, gleiche Syntax wie ZUGFeRD
  • UBL 2.1 (Universal Business Language) — häufiger im internationalen Kontext

Beide Syntaxen sind gleichwertig zulässig. Eine XRechnung beginnt immer mit einem Header, der das verwendete CIUS-Profil deklariert:

urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:xeinkauf.de:kosit:xrechnung_3.0

Dieser String teilt dem Empfänger und dem Validator mit: „Diese Datei folgt EN 16931 sowie den XRechnung-3.0-Erweiterungen."

Pflichtfelder (BR-DE-Regeln)

Über die EN-16931-Pflichtfelder hinaus verlangt XRechnung mehrere deutsche Spezifika. Die wichtigsten:

  • BT-10 Leitweg-ID: Die Adressierung an die Behörde. Format z. B. 991-12345-67. Ohne Leitweg-ID kommt die Rechnung nicht an.
  • BR-DE-1: Zahlungsbedingungen — entweder ein Fälligkeitsdatum oder ein Hinweis wie „Zahlbar sofort"
  • BR-DE-2: Verkäufer-Kontakt mit Name + Telefon + E-Mail muss vollständig sein
  • BR-DE-3: Steuerliche Identifikation — USt-IdNr oder Steuernummer des Verkäufers
  • BR-DE-4: Käuferreferenz bei B2G-Rechnungen
  • BR-DE-15: Die Käuferreferenz muss übermittelt werden, wenn der Empfänger keine Bestellnummer hat

Insgesamt umfasst der XRechnung-Standard über 130 deutsche Geschäftsregeln (BR-DE-*) zusätzlich zu den ~150 Regeln von EN 16931 (BR-* und BR-CO-*). Komplett gegen alle prüft der KoSIT-Validator.

Beispiel: Minimaler XRechnung-Auszug

So sieht der Anfang einer XRechnung in CII-Syntax (vereinfacht) aus:

<rsm:CrossIndustryInvoice
    xmlns:rsm="urn:un:unece:uncefact:data:standard:CrossIndustryInvoice:100">
  <rsm:ExchangedDocumentContext>
    <ram:GuidelineSpecifiedDocumentContextParameter>
      <ram:ID>urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#
        urn:xeinkauf.de:kosit:xrechnung_3.0</ram:ID>
    </ram:GuidelineSpecifiedDocumentContextParameter>
  </rsm:ExchangedDocumentContext>
  <rsm:ExchangedDocument>
    <ram:ID>RE-2026-001</ram:ID>
    <ram:TypeCode>380</ram:TypeCode>
    <ram:IssueDateTime>
      <udt:DateTimeString format="102">20260507</udt:DateTimeString>
    </ram:IssueDateTime>
  </rsm:ExchangedDocument>
  ...
</rsm:CrossIndustryInvoice>

XRechnung vs. ZUGFeRD im Schnellüberblick

Beide sind EN-16931-konforme E-Rechnung-Formate, aber für unterschiedliche Zwecke gemacht:

  • XRechnung = reines XML. Maschinenlesbar. Pflicht für Behörden. Schlanker (kein PDF-Overhead).
  • ZUGFeRD = Hybridformat: PDF/A-3 mit eingebettetem XML. Mensch sieht die PDF, Maschine liest das XML. Ideal für B2B, weil der Empfänger keine spezielle Software braucht.

Die strukturierten Daten sind in beiden Formaten identisch — nur die Verpackung unterscheidet sich. Bei Widersprüchen zwischen PDF und XML in einer ZUGFeRD-Datei zählt rechtlich das XML. Detaillierter Vergleich im ZUGFeRD-vs-XRechnung-Artikel.

Wie erstelle ich eine XRechnung?

Drei gängige Wege:

  1. Buchhaltungssoftware mit XRechnung-Export — DATEV, sevDesk, Lexware Office, Buchhaltungsbutler bieten das an. Sinnvoll, wenn Sie ohnehin eine vollständige Buchhaltung brauchen. Vergleich: Beste E-Rechnung Software 2026.
  2. Konverter wie FixMyInvoice — Sie laden Ihre bestehende PDF- oder Word-Rechnung hoch, das System extrahiert die Daten automatisch und generiert eine valide XRechnung. Mehr im XRechnung-erstellen-Artikel.
  3. Direkte API-Integration — wenn Sie ein eigenes ERP haben, können Sie die XRechnung-Bibliotheken direkt einbinden (Mustang, ZUGFeRD-Mapper, etc.). Aufwand: mehrere Wochen Entwicklung.

Wie prüfe ich, ob meine XRechnung korrekt ist?

Vor dem Versand an eine Behörde sollten Sie jede XRechnung gegen den offiziellen KoSIT-Validator prüfen lassen. Der Validator führt drei Stufen aus:

  • XML-Schema-Prüfung — sind alle Pflichtfelder vorhanden, ist die Struktur korrekt?
  • Schematron-Geschäftsregeln — werden alle BR-* (EN 16931) und BR-DE-* (XRechnung) eingehalten?
  • Codelistenprüfung — werden gültige Codes für Währung, Einheiten, Länder verwendet?

Den Validator können Sie kostenlos auf fixmyinvoice.de/validator nutzen — ohne Anmeldung. Sie laden Ihre XRechnung-XML hoch, sehen sofort einen Konformitätsscore von 0 bis 100 plus alle Fehler/Warnungen.

Häufige Fragen zu XRechnung

Ist XRechnung Pflicht für alle Unternehmen? Nein. XRechnung ist Pflicht für Rechnungen an deutsche Behörden (B2G). Im B2B-Bereich können Sie wahlweise XRechnung oder ZUGFeRD nutzen.

Was ist die Leitweg-ID? Die Adressierung der Behörde. Sie bekommen sie vom Auftraggeber, ohne sie kommt die Rechnung nicht an. Format meist 12 Zeichen mit Bindestrichen.

Kann ich XRechnung per E-Mail versenden? An B2B-Empfänger ja. An Bundesbehörden meist nein — die Übermittlung läuft über die ZRE oder OZG-RE Plattform per Upload oder PEPPOL.

Was ist der Unterschied zwischen XRechnung 2.x und 3.0? XRechnung 3.0 hat die Codelisten aktualisiert, einige Geschäftsregeln verschärft und neue für Spezialfälle hinzugefügt. Wer aktuelle Tools nutzt, bekommt 3.0 automatisch.

Brauche ich XML-Kenntnisse, um XRechnungen zu erstellen? Nein. Tools wie FixMyInvoice generieren das XML automatisch aus Ihrer bestehenden Rechnung. Sie sehen davon nichts.

Fazit

XRechnung ist nicht kompliziert, sobald man die Grundidee verstanden hat: Es ist ein striktes XML-Format mit deutschen Spezifika auf Basis von EN 16931, primär für Behördenrechnungen. Wer ein vernünftiges Tool nutzt, muss sich um die technischen Details (Schemavalidierung, BR-DE-Regeln, Leitweg-ID) nicht selbst kümmern. Wichtig in jedem Fall: vor dem Versand validieren — eine fehlerhafte XRechnung wird von Behörden ohne Bezahlung zurückgewiesen.